Prosedur yang Betul untuk Menambah dan Membuang Pengarah dalam Syarikat
Sebagai entiti perniagaan yang didaftarkan, syarikat Sdn Bhd perlu mematuhi pelbagai prosedur dan peraturan yang ditetapkan dalam Akta Syarikat 2016 (Akta 777) ketika membuat perubahan dalam pengurusan dan kepimpinan. Hal ini termasuklah menambah atau membuang ahli lembaga pengarah syarikat.
Artikel ini akan memberikan huraian terperinci mengenai prosedur yang betul untuk melakukan perkara tersebut.
Prosedur Penambahan Pengarah Baharu
Penambahan pengarah baharu dalam syarikat Sdn Bhd boleh dilakukan melalui beberapa kaedah, bergantung kepada situasi dan keperluan syarikat.
### 1.1 Pelantikan Melalui Resolusi Pemegang Saham
Kaedah yang paling lazim adalah melalui resolusi pemegang saham dalam mesyuarat agung. Pemegang saham yang memegang majoriti saham (lebih 50%) boleh meluluskan pelantikan pengarah baharu melalui undi.
Prosedurnya adalah seperti berikut:
1. Syarikat perlu memanggil mesyuarat agung biasa (AGM) atau mesyuarat agung luar biasa (EGM) untuk membolehkan pemegang saham membuat keputusan.
2. Dalam mesyuarat, pemegang saham akan membincangkan dan memutuskan sama ada untuk melantik pengarah baharu.
3. Jika diluluskan, butiran penuh pengarah baharu (nama, alamat, nombor pengenalan, dll.) perlu didaftarkan dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
4. Syarikat juga perlu mengemas kini daftar pengarah syarikat dan menyimpan rekod pelantikan tersebut.
### 1.2 Pelantikan Oleh Lembaga Pengarah
Dalam keadaan tertentu, lembaga pengarah sendiri boleh melantik pengarah baharu tanpa perlu kelulusan pemegang saham. Ini dikenali sebagai "pelantikan oleh lembaga pengarah".
Situasi di mana lembaga pengarah boleh melakukan ini termasuklah:
1. Untuk mengisi kekosongan akibat kematian, perletakan jawatan atau pelucuthakan jawatan pengarah sedia ada.
2. Untuk menambah bilangan pengarah sehingga mencapai bilangan maksimum yang dibenarkan dalam perlembagaan syarikat.
Walau bagaimanapun, pelantikan oleh lembaga pengarah ini masih tertakluk kepada kelulusan pemegang saham pada mesyuarat agung yang berikutnya.
### 1.3 Pelantikan Sementara
Dalam keadaan kecemasan, syarikat boleh melantik pengarah secara sementara untuk mengisi kekosongan jawatan. Pelantikan ini hanya sah sehingga mesyuarat agung yang berikutnya, dan pemegang saham perlu meluluskan pelantikan tersebut untuk membolehkannya diteruskan.
Secara keseluruhannya, prosedur menambah pengarah baharu memerlukan kepatuhan kepada peraturan yang ditetapkan, sama ada melalui resolusi pemegang saham, pelantikan oleh lembaga pengarah, atau pelantikan sementara. Pendaftaran dan pengemaskinian rekod dengan SSM juga penting.
Prosedur Pembuangan Pengarah
Membuang atau menamatkan perkhidmatan pengarah dalam syarikat Sdn Bhd juga perlu mengikuti prosedur yang betul. Terdapat beberapa kaedah yang boleh digunakan, bergantung kepada situasi.
### 2.1 Pelucuthakan Oleh Pemegang Saham
Pemegang saham yang memegang majoriti saham (lebih 50%) boleh melucutkan jawatan pengarah melalui resolusi dalam mesyuarat agung. Ini dikenali sebagai "pelucuthakan oleh pemegang saham".
Prosedurnya adalah seperti berikut:
1. Syarikat memanggil mesyuarat agung biasa (AGM) atau mesyuarat agung luar biasa (EGM).
2. Dalam mesyuarat, pemegang saham membincangkan dan membuat keputusan untuk membuang pengarah tertentu.
3. Jika diluluskan, butiran mengenai pembuangan pengarah tersebut perlu didaftarkan dengan SSM.
4. Syarikat kemas kini daftar pengarah dan merekodkan pembuangan pengarah dalam minit mesyuarat.
### 2.2 Perletakan Jawatan Oleh Pengarah
Selain pelucuthakan oleh pemegang saham, pengarah juga boleh memilih untuk meletakkan jawatan atas kemahuan sendiri. Dalam situasi ini, pengarah perlu memaklumkan syarikat secara bertulis mengenai perletakan jawatannya.
Syarikat kemudiannya perlu mendaftarkan perletakan jawatan pengarah tersebut dengan SSM dalam tempoh yang ditetapkan.
### 2.3 Pembuangan Oleh Mahkamah
Dalam keadaan tertentu, mahkamah boleh membuang pengarah daripada jawatannya. Ini mungkin berlaku jika pengarah didapati bersalah melakukan kesalahan atau tidak layak memegang jawatan tersebut.
Prosedur pembuangan oleh mahkamah adalah seperti berikut:
1. Pihak yang berkepentingan (contohnya pemegang saham) memfailkan permohonan ke mahkamah untuk membuang pengarah.
2. Mahkamah akan mempertimbangkan kes tersebut dan membuat keputusan sama ada untuk membuang pengarah atau tidak.
3. Jika diluluskan, syarikat perlu mendaftarkan pembuangan pengarah tersebut dengan SSM.
Secara keseluruhannya, prosedur membuang pengarah dalam syarikat Sdn Bhd perlu mematuhi peraturan yang ditetapkan sama ada melalui pelucuthakan oleh pemegang saham, perletakan jawatan oleh pengarah sendiri, atau pembuangan oleh mahkamah. Proses pendaftaran dan pengemaskinian rekod juga perlu dilakukan.
## 3. Pertimbangan Lain
Selain prosedur utama yang dihuraikan di atas, terdapat beberapa perkara lain yang perlu diambil kira ketika menambah atau membuang pengarah dalam syarikat Sdn Bhd:
### 3.1 Had Bilangan Pengarah
Perlembagaan syarikat biasanya menetapkan bilangan minimum dan maksimum pengarah yang dibenarkan. Syarikat perlu memastikan ia mematuhi had ini semasa melakukan penambahan atau pembuangan pengarah.
### 3.2 Kriteria Kelayakan Pengarah
Akta Syarikat 2016 menetapkan beberapa kriteria kelayakan yang perlu dipenuhi oleh seseorang individu untuk dilantik sebagai pengarah. Syarikat perlu memastikan calon pengarah baharu memenuhi syarat-syarat ini.
### 3.3 Pendaftaran dan Pengumuman
Setiap perubahan dalam komposisi lembaga pengarah perlu didaftarkan dengan SSM dalam tempoh yang ditetapkan. Syarikat juga perlu mengumumkan perubahan tersebut kepada pihak berkepentingan seperti pemegang saham dan orang awam.
### 3.4 Kesan Terhadap Tadbir Urus Korporat
Penambahan atau pembuangan pengarah boleh membawa kesan terhadap tadbir urus korporat syarikat. Syarikat perlu memastikan komposisi lembaga pengarah sentiasa seimbang dan mencerminkan kepelbagaian yang wajar.
Dengan memahami dan mematuhi prosedur yang betul, syarikat Sdn Bhd boleh melakukan perubahan dalam komposisi lembaga pengarah dengan lancar dan selaras dengan peraturan yang ditetapkan. Ini akan memastikan pengurusan dan tadbir urus syarikat terus kekal kukuh.
